Hallitustyön suunnittelu, organisointi ja johtaminen

1 tammikuun, 2021 | Omistajuus | Ville Tolvanen

Hallitustyön suunnittelu, organisointi ja johtaminen

Miltä näyttää alkava vuosi hallituspalvelun (= Board As A Service) ammattilaisen silmin? Mitkä ovat hyvän hallitustyön lähtökohdat ja valmiustaso onnistuneeseen vuoteen?

Vuosi rakentuu valitun strategian, tehtyjen tulosten ja laajan palautteen varaan. Jalostamalla sitä voisi kutsua vaikka insightiksi. Varautuminen tulevaan vuoteen alkaa jo edellisen vuoden toisella puoliskolla. Päivitetään strategia, aloitetaan investoinnit ja kehityshankkeet, budjetoidaan ja kerätään tuloksia ja palautetta.

Näinä aikoina talouden ja toimintaympäristön eri skenaariot on syytä pitää mielessä ja miettiä yritykselle eri vaihtoehtoja tilanteisiin. On varauduttava sekä kasvuun että tiukkaankin jarrutukseen tai poikkeustilanteen jatkumiseen. Myös tästä on syytä käydä laadukasta keskustelua yrityksen omistajien kanssa.

Mitkä ovat osapuolien tahtotilat, toiveet ja keskeisimmät kehitysalueet.

Vuoden loppu on myös kiitollisuuden, kiittämisen ja armollisuuden aikaa. On muistettava kehua itseä ja muita saavutetuista tuloksista, muistettava vuoden aikana koetut taistelut ja miettiä kauden tärkeimpiä oppeja. Uusi vuosi ponnistaa uusiutuvissa mielissä, latautumisesta ja uuteen ponnistamisesta.

Vuoden vaihtuessa on hyvä päivittää aina tulevan vuoden hallitustyön määrälliset ja laadulliset tavoitteet. Teen uusissa yhtiöissä yleensä pienen värityskirjan, johon yhdessä kirjataan tavoitteet omistajille, hallitukselle ja johdolle jne. On myös tärkeää kirjata ja keskustella miten ja missä vaiheessa omistajaohjaus tulee osaksi yhtiön toimintaa ja miten se ajoitetaan osaksi johtamista. Julkisuudessa olemme tänä vuonna nähneet miten rikkovaa omistajan toiminta voi olla jos sen aikaa paikkaa ja määrää ei ole yhdessä sovittu.

Tavoitteet on syytä kytkeä toiminnaksi vuosikellon avulla. Hallitustyön muodot, organisointi, tärkeimmät kohtaamiset ja pääteemat. Hyvä vuosi käynnistyy kunnolla, kun kalenteristakin löytyy paitsi varattuja kokouksia, myös teemoja, agendaa ja tehtäviä alkavalle kaudelle. Myös hallitustyön arviointi kuuluu laadukkaan hallitustyön työkalupalettiin.

Kaikki edellä mainittu on syytä kytkeä osaksi älykästä alustaa. Olen useita kertoja liputtanut Teamsin puolesta, joka kytkee materiaalit – keskustelun – kokoukset – kalenterit – hälytykset – ja linkit palavereihin. Pidempään hyvää alustaa jalostamalla syntyy näkyvyyttä eteen- ja taaksepäin, struktuuria, rutiinia ja yhteistä tekemistä yhdessä ja erikseen. Tieto nostaa tekemisen tasoa ja liimaa sekä tiimin että tekemisen yhteen kokousten välilläkin. Itselleni tuntuu antiikkiselta ajatus paperipinkasta, joka printataan viinereiden viereen kokouksen tunnusmerkiksi.

Papereista ajoittain tietonsa ammentava hallitus tuntuu dynaamiselta kuin 80 -luvun paikallinen ossuuspankki.

Hyvä vuosi starttaa hallituksen ja johdon yhteisellä kick-offilla. Siinä on hyvä kerrata strategia, tavoitteet, toimintasuunnitelma ja keskeisimmät kehityshankkeet. Parasta on ehkä vielä työpajamaisesti kerrata ja dokumentoida yhdessä mitä – kuka – miten – milloin tehdään. Vuoden aloituksen tulisi olla innostava ja yhdistävä kohtaaminen. Kohtaaminen konttoreiden ulkopuolella, inspiroivissa ympäristöissä, tekee kokouksesta muistettavan. ”Muistatko kun oltiin siellä ….” Siellähän me siitä silloin puhuttiin ja sovittiin. Hyvä kick-off varmistaa töiden käynnistymisen, yhteisen suunnan, sitoutumisen ja dokumentoi tulevat tehtävät.

Hyvällä hallituksella on vuoden alussa mielessään suunta, suunnitelmat, tavoitteet, mittarit ja näkemys tekemisestä. Vuosi on tavoitteiden ylittämistä vaille valmis. Huomaan tulevan vuoden omalta osaltani alkavan valmiimpana kuin koskaan aiemmin. Vaikka tielleni tulee uusia tehtäviä, on alkaviakin rooleja pohjustettu huolella, kalenterissa tekemisen haastetta ja itselläni hyvä käsitys tulevasta kaudesta.

Hyvällä alustalla, suunnitelmilla, organisoinnilla ja mittareilla syntyy tilaa aidosti arvokkaalle sparraukselle, vuorovaikutukselle ja yhdessä tekemiselle. Rutiinien, raporttien ja hallinnon ei tulisi hallita hallituksen työtä, vaan mahdollistaa lennonjohtomainen näkymä tämän ja huomisen päivän liikkeisiin. Katse on käännettävä systeemin avulla eteenpäin ja johdettava koko organisaation huomista. Omistaja luo mahdollisuudet, hallitus huomisen ja johto tulokset. Tehtävä haastaa myös hallituksen johtamaan itsensä arvokkaaksi osaksi yrityksen arkea.

V

Ps. Baas -ajattelu ( Board As A Service) kumpuaa ajattelusta hallituksesta palveluna omistajille ja yrityksen johdolle. Hallitus ei ole välttämätön paha, pelkästään valvova elin tai kumileimasin, vaan hallitustyön ammattilaisilla hallitusammattilaisten sijaan panostettu merkittävä osa omistaja-arvon kasvattamista. Olen kuvannut hallitustyötä myös alihinnoiteltuna konsultointina ja tapana kytkeä osa-aikaista erikoisosaamista osaksi omistaja-arvon ja yrityksen kasvattamista.

Ps2. Ohessa yksinkertainen esimerkki hallitustyön suunnittelun, organisoimisen ja johtamisen mallista.

KIRJOITA KOMMENTTI

Tage Henrik Johansson
2021-01-01 17:59:07

Seppo Saario kirjoittaa KL:ssä:

”Yllättävintä on se, kuinka huono vaihtuvuus Helsingin pörssin kärjessä on. Suomella menee tosi huonosti", hän toteaa.

Saario huomauttaa, että metsäyhtiöiden liikevaihdot ovat samaa luokkaa kuin 20 vuotta sitten. Uusia yhtiöitä ei huipulla näy, ja kasa lupaavia yhtiöitä on myyty ulkomaille.

”Suomi on täynnä firmoja, jotka tekevät vanhentuneita tuotteita. Olemme kuihtumassa hitaasti, sekä pörssi että kansantalous".

Saariolla on kuitenkin ehdotus. Ensi vuonna ilmestyvässä kirjassaan hän patistaa nuoria sijoittamaan pieniin kasvuyhtiöihin.

”Digitalisaatiossa piilee se kasvu, ja siihen nuorten pitäisi sijoittaa. Tässä meidän pitäisi seurata Ruotsia”, konkari sanoo.
Oma mielipiteeni on, että näitä kasvavia meille sopivia aloja on monia muitakin. Mutta yksikään niistä ei toteudu meillä mittavaksi liiketoimuinnaksi, ellei niihin panosteta. Ei tietenkään.

Hallitustyön suunnittelu ja sitä mukaa yhtiön toiminnan suunnittelu onkin haastava tehtävä, jossa aivan ensiksi pitäisi saada omistajien todellinen tavoite yhteneväksi hallitusjäsenet tavoitteiden kanssa. Omistajien "hyvävelikerho" -edusmiehistä koottu hallitus ei nimittäin nykymuodossaan ole riskeiltään alkuunkaan omistajien riskien kanssa yhtenevä: Hallitusjäsenet eivöät kanna Yrittäjäriskiä eivöätkä hallitusjäsenet kärsi itse asiassa juurikaan tappioita ajettuaan yhtiön selvitystilaan - toki palkkioksi saadut osakepalkkiot menettävät arvonsa, mutta se on nollasummapeli hallitusjäsenen kannalta.

Hallitustyön suunnittelussa onkin siis aivan toisenlainen ongelma: Nuo keskimäärin 5-7 vuotta hallitusjäseninä toimivat "omistajien edusmiehet" eivät itse asiassa nykymallissa välttämättä ajattele yhtiön parasta vaan enemmänkin omaa etuaan ja hallitusuraansa hallituspalkkioiden saajina. Tämä on mahdollista, koska kasvottomat ja heikot kasvolliset omistajat tämän mahdollistavat - tosiasiallinen valta siirtyykin tälle "hyvävelikerholle", joka usein nauttii kyvykkyyttänsä korkeampaa arvostusta tällaisessa konsensusmaassa edelleen ja joka ristiin miehitettynä joka yhtiössä noudattaa samoja johtamismalleja. Mutta valta ja todellinen taloudellinen vastuu eivät toteudu samaan aikaan alkuunkaan.

Käytännössä tämä ilmentyy siinä, että Yhtiöt eivät kasva tai uudistu, eikä siis kansantalous sen myötä myöskään kasva. Yhtiöt hiipuvat tai polkevat paikoillaan vanhoine liiketomintoineen - ne supistuvat ja disruptoituvat pikkuhiljaa niin katteiltaan kuin muutenkin.

Uuden liiketoiminnan luominen on nimittäin aina hallitusjäsenelle riski, varsinkin kun ei edes usein tiedä mitä uutta pitäisi jatkossa kehittää. Usein tämä kaikki kulminoituu siihen miten hallitusta ja johtoa palkitaan: Mehän kuitenkin tiedämme, että sekä hallitus että johto kyllä tekee mitä sitä taloudellisesti ohjataan tekemään....tietenkin. Johtajatkin tekevät mistä he saavat enemmän rahaa. Mutta, mikäli palkitsemista saadaan siitä, että minimoi Kiinteitä kuluja ja maksinoi Liikevoittoa ja osinkoja, ollaankin oudossa tilanteessa: Yhtiön johdon intressissä ei ole kehittää mitään uutta ja panostaa tulosrahoja tällaiseen, vaan vain ottaa kaikki mahdollisimman hyvin irti nykyisestä, säästää kustannuksia mahdollisimman paljon ja jakaa näin saatu tulos osinkoina ulos.....koska tästä palkitaan.

Lisäksi uuden kehittämiseen menee yleensä enemmän aikaa kuin mitä oma pesti kestää, joten silloin ei itse edes hyvässäkään lopputuloksessa pääse edes nauttimaan kehittämisensä tuloksista: Miksi siis edes yrittäisi, kun vanhan toiminnan inkrementaalinen kehittäminen ja kulujen karsiminen saneeraamalla on paljon varmempi ja helpompi tapa saada ne vuosittaiset matalan ambitiotason bonuksensa...ja jakaa ne johdolle myös, jolloin "hyvävelikerho" vain vahvistuu.

Mutta eikö hallitusten tärkein tehtävä ole ;
- Omistajan arvonmuodostuksen kasvattaminen jatkuvasti - osakkeen arvo ja osingot huomioonottaen, johon vaikuttavat voimakkaasti yhtiön koko ja kannattavuus eli tuote- ja palvelupaletti sekä sen kasvunäkymät
- Yrityksen menestyminen myös tulevaisuudessa, ei vain kulloisenkin hallituksen ja johdon toimikaudella - varmistaen omistajien seuraavienkin sukupolvien vaurauden
- Yrityksen oleminen houkutteleva työnantaja huipuille, jotka tekevät yhtiöstäkin huipun maailmanlaajuisesti jopa jatkuvasti
Yhtiöitähän ei ole tarkoitus saattaa ongelmiin eikä niillä ole olemassaolon määriteltyä kautta - ne ovat perpetuaaleja alun perin.

Hallitusten tehtävänä ei ole viedä mitään Corporate Governance -hölynpölyn saattelemaa muodollista agendaa läpi yhtiössä vain siis muodon vuoksi. Ei niinkään olla muodollisesti pätevien eilispäivän agendaa toteuttavien omaa etuaan ajavien hallitusjäsenten oma "hyvävelikerho" -ansaintapelikenttä. Sillä hallitusjäsenten, jotka tavoittelevat enemmän omaa lyhytjänteistä kuin yhtiön ja sen omistajien pitkäjänteistä etua - jotka pelaavat enemmänkin jonkinlaista administratiivista varman päälle pelia siksi, että pysyisivät yhteisessä ristikkäinverkostoituneessa kerhossa ja saisivat sen tuomia etuja itselleen....varmasti, ei venettä keikuttaen ja kerhosta ulosheittämisen riskillä - tavoitteilla ei ole loppujen lopuksi mitään tekemistä yhtiön menestymisen kanssa, ei erityisesti yhtiön pitkäjänteisen menestymisen kanssa.

Ja ulos kerhosta joutuu juuri myös siksi, että yhtiöiden johtojen palkitsemismittarit ovat nykyisellään varsin eilispäivää tukevia ja niitä vastaan toimiva ei ole "yksi meistä": On nimittäin ristiriitaista kehittää uutta liiketoimintaa esim. panostamalla 5% liikevaihdosta T&K:hon (nyt siis noin 1%) ja samalla minimoida Kiinteitä kuluja ja maksimoida Liikevoittoa sekä Osinkoja, jotka ovat nykyisellään noin 80% vuosivoitoista....jotka hiipuvat siis disruptoitumisen yötä pomminvarmasti, emme vain tiedä milloin lopullisesti. Lisäksi osingot eivät auta yhtiön tulevaisuutta millään muotoa ja sijoittajat hylkäävät yhtiön joka tapauksessa ensimmäisten huonojen tulossignaalien jälkeen, oli osinkohistora mikä tahansa.

Hallitustyön johtaminen ja suunnittelu kulminoituu siis muutamaan kohtaan:
- Hallituksen ja omistajien tavoitteiden yhdenmukaistamiseen....ihan todellisuudessa
- Hallituksen ja sitä mukaa myös johdon palkitsemiseen oikeilla mittareilla
- Aikajänteen päättämiseen, johon tähdätään
- Siihen mitä tehdään nyt ja mitä tehdään jatkossa, siihen miten uudistutaan uudistuvassa maailmassa ja millä tavalla (kuten jopa Exxon ja GE joutuvat nyt tekemään - ja kohta koko pörssilistamme)
Muu on enemmänkin muodollista hölynpölyä ja itse asiassa vaikeusasteeltaan kohtuullisen helppoa. Vaikeampaa on nuo edellä mainitut kohdat.

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.