Hallitustyön älykkäät alustat

27 huhtikuun, 2020 | Omistajuus | Ville Tolvanen

Hallitustyön älykkäät alustat

Digitalisaation lupaukset tuottavuudesta, tehokkuudesta, luotettavuudesta ja yhteisestä etenevät välillä tuskallisen hitaasti. Raahaamme analogiaa, sähköistä ja älykästä rinnakkain. Pahimmillaan iso porukka istuu samassa huoneessa tuijottaen jokainen omaa tietokonetta. Investoinnit on tehty tiloihin, matkoihin parkkipaikkoihin, autoihin tai vastaaviin, tietokoneisiin, yhteyksiin, ohjelmistoihin jne. Silti istutaan yhdessä ja ryhmätyö on tehotonta.

Kulttuuri ja johtaminen etenevät paljon paljon työkaluja hitaammin. Osasyynsä on myös myyjissäkin. Myymme mm. Pilveä ja pilviratkaisuja analogisen ajan sankareille. Etätyöstä ja työkaluista on puhuttu kaksi vuosikymmentä. Myymme ohjelmistoja, vaikka hyöty ja haaste asuvat käyttäytymisen muutoksessa.

Viime vuosina monessakin työryhmässä tai -yhteisössä on valuttu tilanteeseen, jossa useita kanavia soljuu rinnakkain. Sähköpostit, whatsapp -ryhmät tai slack näennäisesti edistävät työntekoamme. Silti tietoa, työtä ja edistymistä on vaikea seurata ja johtaa kokonaisuutena.

Teams yllättää näppäryydellään

Kun puhutaan tietotyöstä kuten hallitustyöskentely työ rakentuu 1) järjestelmistä nousevasta tiedosta 2) suunnitelmista ja hankkeista 3) kalenteroiduista kohtaamisista 4) kommunikaatioalustasta tai tilasta, jossa kohtaavat osittain samat ja välillä eri henkilöt. Työ kulkee siis tavoitteiden kautta suunnitelmissa, hankkeissa, niiden alla olevissa projekteissa ja kohtaamisissa syntyvissä päätöksissä, jotka muuttuvat pöytäkirjoiksi ja muiksi dokumenteiksi. 

Monessa organisaatiossa on erikseen ryhmiä keskusteluun, järjestelmiä dokumenteille, ja sähköposti- sekä kalenterointijärjestelmä. Teams yllättää näppärästi yhdistävällä hanke-projekti-työryhmä-dokumentti-kalenteri-kutsut-notifikaatiot-kommunikaatio prosessilla. Käytännössä siis itselläni kalenteri kertoo, mihin työryhmään tulee milloinkin liittyä. Dokumentit muodostavat lokikirjaa ja kommentit keskustelua. Tieto on haettavissa ja kronologisessa järjestelmässä. Projekteihin on helppo liittää ulkopuolisia verkostomaisesti mukaan.

Alusta on niin hyvä ja kypsä, että se parantaa esimerkiksi hallitustyöskentelyä, tavoitteellista toimintaa, ryhmätyöskentelyä ja oman ajan- ja elämänhallintaa.

Yllättävän hyvä sanoisin ja vieläpä yhtiöltä, jonka suurimpiin faneihin en ole kuulunut Dynamicsiä lukuunottamatta.

Toimin tällä hetkellä noin viidessä eri yhteisössä eri rooleissa. Sanoisin pitkällä Google yms. Kokemuksella, että ainakin isomman yhteisön ja useampien hankkeiden, projektien ja kohtaamisten maailmassa Teams on vihdoin alusta, joka vie tuottavuutta, tehokkuutta, ajankäyttöä ja yhteistä tekemistä eteenpäin. Vahva suositus ja ideana oma yhteisö, jossa Teams -käyttäjät voisivat vinkata toisilleen hyviä tapoja. Tie tähtiin on auki, mitä kaikkea mikkisofta saakaan portfoliollaan aikaiseksi.

Ja lopuksi, puhukaa enemmän muutoksesta ja vähemmän ratkaisuista.

Lue Myös:

KIRJOITA KOMMENTTI

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.