Hyvä hallituksen kokous

heinäkuu 3, 2019 | Omistajuus | Ville Tolvanen

Hyvä hallituksen kokous

Mitä aidosti eteenpäin katsova hallitustyö vaatii yrityskulttuurilta? Millainen on hyvä hallituksen kokous?

Pitkään yritysten hallituksissa ”istuneilla” on selkeä käsitys hallituksen kokoontumisen anatomiasta. Todetaan laillisuus, tarkastellaan edellisen pöytäkirjaa ja siirrytään toimitusjohtajan katsaukseen.

Tämä kaikki kuvastaa aikaa, jolloin tieto ei  kulkenut ja sen käsittely yhdessä vaati kokoontumista samassa tilassa, ajassa ja paikassa.

Miten rakentaa aidosti eteenpäin katsova hallitus?

Jos omistajalla on suuria tavoitteita, niiden tulisi näkyä ja tuntua kaikessa hallituksen tekemisessä. Disclaimerinä todettakoon, että eteenpäin katsominen vaatii tietysti sitä, ettei hallituksen tarvitse puuttua johdon tekemiseen esimerkiksi huonon tuloksen korjaamisen muodossa.

Miksi meidän pitää yhdessä lukea materiaaleja tai kuulla mitä johto on saanut aikaiseksi edellisellä mittausjaksolla? Miksi korostamme hallituksen valvontatehtävää, vaikka työtä paremman tulevaisuuden puolesta pitäisi priorisoida kaikilla mahdollisilla tavoilla.

Kehittymätön hallituksen tapakulttuuri johtuu siitä, ettemme ole tuoneet ajattelua tälle vuosituhannelle eli älykkäiden työkalujen piiriin. Sähköisesti jaetut materiaalit hallitusportaalin kautta tuskin edustavat vielä arvonluonnin digitalisaatiota.

Miten hallituksesta saadaan kaikki irti ja ulkopuoliset ihmettelyn sijaan tuottamaan arvoa yritykselle?

  1. Hallituksen viestintä ei voi perustua materiaaleihin ja keskusteluun kohtaamisissa, vaan jatkuvaan viestintään asioiden tapahtuessa valitussa viestintäympäristössä. Suosin Whatsappiä, koska se on kuin “ryhmätekstiviesti” ja kaikkien saatavilla.
  2. Kohtaamisen agenda on suunniteltava huolella ja kaikki materiaalit on toimitettava ajoissa (vuosikello auttaa ja kokousten rytmittäminen siten, että data nousee luontevasti suoraan järjestelmistä)
  3. Jäsenten on sitouduttava lukemaan materiaalit ennakkoon, valmistauduttava ja mahdollisesti toimitettava kysymyksensä johdolle ennakkoon.
  4. Kohtaamisessa on priorisoitava asioita esityslistalta ja pitää huolta, ettei hallinto dominoi tekemistä. Minuuttikohtainen aikataulu on hyvä idea.
  5. Jokaisessa kohtaamisessa oltava idea, miten se palvelee parhaiten tulevaisuutta ja yritystä.
  6. Ideasta on valmisteltava ryhmätyönä esitys, ei siis työllistettävä pelkästään toimaria, vaan tehtävä yhdessä ja toimittaa siitä ajatuksia hallituksen jäsenille ennakkoon.
  7. Hallituksen vuosikellon rinnalla on pidettävä työlistaa, johon lisätään ajatuksia ja hankkeita, jotka kytketään ajan kanssa strategiaprosessiin ja hallituksen työstettäväksi. Ei aina nakiteta toimaria, vaan myös hallituksen jäseniä.
  8. Hallituksen on syytä käydä jatkuvaa itsereflektiota kokousten, tulosten ja työskentelyn etenemisestä. Jokaiselle kohtaamiselle voi mielessään antaa arvosanan, ja kysyä vaikkapa toimitusjohtajan tunnelmia. Hyvästä hallituksesta lähtee arkeen voimaantunut ja ravittu toimitusjohtaja.
  9. Hallituksen on syytä pohtia materiaalien synnyttämistä kytkemistä yhdeksi kokonaisuudeksi. Miten strategia, vuosisuunnittelut, budjetti ja pöytäkirjat muodostavat yhdessä teoksen?
  10. Hallituksen on vuosittain pysähdyttävä pohtimaan edistymistä vuosia taaksepäin ja askeleita eteenpäin. Kaiken edellä mainitun tehtävä on synnyttää yhteistä oppimista. Jos tekeminen ja tulokset eivät muutu, on hallituksen muututtava.

Hyvä hallitus ja sen kohtaamiset ovat omistajan erinomainen työkalu kasvattaa yrityksen arvoa. Parhaat ihmiset bussissa, tuloshakuinen yrityskulttuuri ja jatkuvasti parantava joukkue yhdessä tekevät haastavistakin unelmista totta.

V

Kirjoittaja on intohimoinen hallitusammattilainen, toipuva toimitusjohtaja, yrittäjä ja strategi. Kirjoittajan mielestä hyvä hallitustyö on huonosti kapitalisoitu mahdollisuus Suomessa.

KIRJOITA KOMMENTTI

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.