Strategiapäivät

Olen urallani järjestänyt ja fasilitoinut kymmeniä visio- ja strategiapäiviä. Niiden tavoitteet, sisältö ja toimintamalli riippuu tietysti aina yrityksen tilanteesta, mutta olen huomannut seuraavien ”hyvien käytäntöjen” sopivan suurimpaan osaan yrityksistä. (Isoissa yrityksissä teema voi olla pelkkä visio ja tavoitteet tai strategiaprosessin avaus). Näin järjestät onnistuneet strategiapäivät.

1. Strategian tavoitteet ja tarpeet suunnitellaan huolella etukäteen. Missä olemme, mitä puuttuu ja mitä haluamme seuraavan strategiakauden aikana saavuttaa. (omistajat ja hallitus)
2. Strategia laaditaan yhteistyössä hallituksen ja johtoryhmän kanssa, jotta syntyy yhteinen Meidän pelikirja.
3. Strategiasta johdetaan toimintasuunnitelma tavoitteineen ja mittareineen, joka toimii seuraavan vuosisuunnittelun pohjana.

Oma suosikkini on ns. 24-tunnin malli, jossa yhdistetään esityksiä, ryhmätöitä, yhdessä oloa, vapaata keskustelua ja alitajunnan tuottamia ajatuksia levon aikana.

Paras aika vuodessa pitää tehdä strategiaa ja pitää strategiapäivät on alkusyksy. Levätyn kesän jälkeen ihmiset ovat uudestaan latautuneita, innostuneita, sitoutuneita ja parhaimmillaan vastaanottamaan uusia ajatuksia ja muutosta.

Mielestäni strategia ei saisi koskaan lähteä edellisestä vuodesta, eikä oikeastaan nykytilasta, vaan aina visiosta ja nykyisen suunnitelman puutteista. Siksi suosin seuraavaa kaavaa:

0900 Avaus ja visiokeskustelu (valmisteltu ennakkoon Omistajat, HPJ tai hallituksen toimesta, ajoittain myös ulkoinen sparraaja)

0930 Strategiakauden tavoitteet

-määrälliset ja laadulliset tavoitteet (Toimitusjohtaja)

1000 Strategiset valinnat (ryhmätyö, kaikki)

-Mitä tavoitteiden toteuttaminen vaatii toiminnoittain

-Investoinnit, muutokset, lopetettavat asiat, swot

-Voitettavat taistelut (3-5kpl)

-KPI:t, mittarit

1130 Esitykset muille ryhmille, keskustelu

12+0 Lounas

1300 Toimintasuunnitelmien rakentaminen (ryhmätyö, kaikki)

-Mitä, kuka, miten ja milloin

-Esitykset muille ryhmille

1500 Keskeisimmät kehityshankkeet (ryhmätyö, kaikki)

-Isojen muutoshankkeiden kuvaaminen ryhmissä

-Esitykset muille ryhmille.

1700 Strategiapäivän yhteenveto, palautekeskustelu (HPJ / TJ)

1800 Illallinen

Seuraava päivä

0800 Yhteinen aamiainen

0930 Yhteenveto ja seuraavat askeleet

-Mitä strategiasta puuttuu

-Mitä opimme eilen

-Mitä strategian onnistuminen vaatii

-Yhteenveto, seuraavat askeleet, palautekeskustelu

1100 kotimatka

(tarvittaessa ja asiasta riippuen päivä voi myös jatkua hallituksen tai johtoryhmä kokouksella)

Miksi näin?

Suurin osa yrityksen asioista on lähes aina johdon ja hallituksen tiedossa. Vuorokaudessa saadaan ihmeitä aikaiseksi, kun asiat on huolella valmisteltu ja yhdessä käytetty aika vietetään tehokkaasti. Tunnissa syntyy lähes yhtä hyviä näkemyksiä ja ajatuksia kuin viikossakin, kun ryhmä tekee innostuneesti yhdessä töitä.

Yhdistelmä esityksiä, keskustelua, ryhmätyötä ja yhteistä purkua toimii hienosti, kun ryhmällä on hyvät nuotit ja ryhmässä ihmisiä, jotka saavat työn liikkeelle. Purkukeskustelut antavat muille osallistujille mahdollisuuden oppia, tutustua asioihin ja kommentoida ehdotuksia. Yhdessä käytetty aika illallisella ja aamiaisella antaa tilaa kahdenvälisiin keskusteluihin ja levätty yö välissä perspektiiviä päivän asioille. Aamulla on hyvä kysyä ja päättää sitoutumisesta valittuun suuntaa. Seuraava hallitus ja johtoryhmät on paras paikka sinetöidä dokumentoitu strategia.

Olen osallistunut eri rooleissa strategiapäiviin, jotka ovat olleet äärimmäisen väkeviä kokemuksia. Porukka on löytänyt yhteisen suunnan, hitsautunut enemmän yhteen, keskustellut vaikeistakin asioista yhdessä enemmän kuin aikoihin ja nauttinut yhdessä tekemisestä. Omistajat, hallitus ja johtoryhmä ovat tutustuneet toisiinsa ja oppineet ymmärtämään asioita ja toisiaan paremmin. Strategiapäivät ovat yritykselle parhaimmillaan oppimiskokemus ja tapa muuttaa yrityksen suuntaa. Siksi niihin kannattaa satsata käyttämällä huolellisesti aikaa suunnitteluun ja laadukkaaseen yhdessä oloon. Tiukka tsemppi ja korkea vaatimustaso tuloksista tuottaa kaikilla osallistujille hyvän mielen yhteisestä onnistumisesta.

Alkusyksy on strategiasuunnittelun kulta-aikaa ja se kannattaa hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla. Älä epäröi uudistaa omaa prosessiasi tai keskustella hyvästä strategiaprosessista ulkopuolisten kanssa. Hyvin rakennettu suunnitelma antaa energiaa ja suuntaa koko raskaan talven tekemiseen. Tuloksia syntyy kun suunta, roolit, tekeminen ja yhteistyö toimivat.