Voiko aikaa hallita?

toukokuu 17, 2013 | Yrittäminen | Ville Tolvanen

Voiko aikaa hallita?

Ajanhallinta on hauska termi. Aika on ainoa tasa-arvoinen asia maailmassa. Aika kulkee kaikilta ja kaikilla aivan yhtä nopeasti. Ei aikaa voi hallita. Mutta omaa ajankäyttöä voi suunnitella varmasti. Ei ole aikaa on  valhe. Aikaa on jos sitä haluaa asialle antaa.

Olen itse kahtaalta huono ajanhallinnassa. Suurin syntini liittyy työn osuuteen ajankäytöstä. Kiinnostava hanke tai projekti vie mennessään. Ei ole yksi tai kaksi kesäloma, joiden aikana olen käyttänyt laatuaikaa muiden shoppaillessa puhumalla yritysjohtajalle muutoksesta. Työ ei lopu tekemällä eikä aikaa saa lisää. Mitä on tehtävissä?

Toinen syntini liittyy optimistisuuteen ajankäytön suhteen. Sovin liian tiukkoja siirtymävälejä palavereiden väliin. Laitan liian monta tapaamista samalle päivälle. Ennen kaikkea olen optimistinen käytettävän ajan suhteen. Monesti minulta syntyvä ajattelu syntyy nopeammin kuin asiakkaan kyky sitä mutustella. Projektit joissa on useampi kokki vievät paljon odotuksiani enemmän aikaa ja energiaa. Aika monesti on tullut tarjottua alakanttiin. Oppia ikä kaikki.

Aika on yksi käsitteistä joissa pidän isosta kuvasta. Olen rakentanut kaiken muun ohella suunnitelmallisempaa ajankäytön työkalua. Se perustuu tulevaisuuden odotusten hallintaan. Kutsun sitä hienosti ”power of knowing now-ajatteluksi.” Ideana on päättää mitä odottaa tulevalta vähän pidemmäksi aikaa eteenpäin ja pyrkiä toteuttamaan pääosin asioita jotka tukevat tavoitteita. Näin varmasti toimivat muutkin ajanhallinnan ideologiat.

Omassa ajattelussani tuhat päivää muodostavat kolme kokonaista kierrosta, eli kolme vuotta, 12 vuodenaikaa ja yli sata viikkoa. Tuhat päivää. Suunnittelujaksoksi valitaan vuodet yksi, kaksi ja kolme. Vuodet jaetaan 52 viikkoon ja ensimmäisenä vuoteen sijoitetaan lomat. Kalenterissani on muuten viikkonumeroiden lisäksi oma numerointini paljonko viikkoja on jäljellä seuraavaan etappiin, pitkään kesälomaan. (Tolvanenkin jää pitkälle tauolle).

Kun tarvittavat lomat ovat paikallaan. Yrittäjällä esim. Kesällä juhannuksesta elokuun alkuun ja jouluna yli kaksi viikkoa saadaan aikaiseksi kevät- ja syyslukukausi. Sitten lasketaan niiden viikot, tavoitteet ja tarvittavat koulutukset. Kun lomat ja koulutusjaksot on valittu voidaan budjetoida ajankäyttöä, toimintaa ja taloudellisia tavoitteita. Pidetään huolta että toiminnalle on edellytykset jatkua. Minulla on tapana priorisoida asiakkaita kylmästi A,B,C,D luokkiin. Vähän kuten isompienkin pitäisi. A asiakkaat ovat ystäviäni. B asiakkaat ovat asiakkaita joista haluan ystäviäni. C asiakkaat ovat yksittäisiä projekteja ja D asiakkaista haluan päästä eroon.

Haluaisin yhdistää ajatteluuni erilaisia prosesseja. Kirjoittaminen on yksi prosessi, jonka olen liittänyt osaksi aamurutiineja. Haluaisin luoda urheilemisesta samanlaisen. Olisi hienoa pystyä hallitsemaan itseään niin, että asioita saataisiin vieläkin enemmän tehtyä. Ei tietenkään työasioita vaan asioita elämässä. Niistä tuonnempana.

Löytyisiköhän jostain konsultti tai kouluttaja, jonka intohimona on ajankäytön kehittäminen? En haluaisi liittyä lippulappujen kirjaamiseen vaan vähän suurempaan ajatteluun? Voisiko downshiftauksen ja kasvuyrittäjyyden aikana löytää tasapainoa jossa ihmisen sekä saa aikaiseksi että kokee olevansa vapaa? Tällaisesta saattaisin itse olla kiinnostunut. Kunhan vain löytäisin siihen sopivan ajan.

KIRJOITA KOMMENTTI

Ari Huttunen
2013-05-17 06:01:42

Hyvä Ville. Entä jos...

Tärkeille asioille on aikaa. Kyse on valinnoista. Entä jos laskee irti ja katsoo mitä tapahtuu kun pysähtyy?
Vaikkapa loman ajaksi, antaa ajan kulua ja nauttii, lopettaa suorittamisen?

Kenen valinnat määrittävät ajankäyttösi? Omat vai muiden?

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Ville Tolvanen
2013-05-17 06:05:25

Näin on Ari! Ja liha on heikko. Annamme huoliemme, pelkojen ja luulojen viedä meitä. Ystävä apuun! jokainen tarvitsee oman tuottajansa.

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Panu Hentunen (@panuhen)
2013-05-17 06:32:11

Hyvä Ville!
Jatkokysymys aiheen otsikkoon.. voiko aikaa arvokkaampaa ostaa ja jos voi, kuka sitä myy?

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Ville Tolvanen
2013-05-17 07:44:54

hm... ei kai?! #V

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Janne Nyyssonen
2013-05-17 08:01:17

Ei voi ostaa, mutta voit ostaa palveluita, jotka vapauttavat aikaa, kuten siivouspalvelut, concierge palvelut (myykö joku semmoisia?)

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

piirimyyja
2013-05-17 07:45:03

Aika oli rajallista ja kauppatavaraa yhdessä filmissä, nimi taisi olla timeout. muuttaisi varmaan käyttäytymistämme jos aikaa olisi aina tarjolla 24h ja sinä aikana lisätunnit pitää tienata.
Jotenkin siten tätä aikaa pitäisi käsitellä, siis että se on rajallista ja miettiä miten sen parhaiten voisi käyttää.

En ole koskaan oikein arvostanut "kokoajan tehokasta" työntekoa, ei kukaan voi olla kokoaikaa tehokas. Pitäisi olla tehokas silloin kun ottaa jonkun asian työn alle, keskittyä siihen ja tehdä olennaisia asioita ja päästää sen jälkeen irti asiasta.
Luova laiskottelu tehokkaan työn tekemisen välissä on varmasti yhtä tärkeää kuin se itse asiaan keskittyminen, koska se puhdistaa aivot turhista ajatuksista ja antaa aivoille aikaa sulatella käynnissä olevia asioita. Siksi herätessä klo 4 yöllä aivot ovat kirkkaimmillaan kun turhat ärsykkeet eivät sekoita ajatuksia.

Kiire on itse keksittyä oman tärkeyden korostamista. Kalenterista pitäisi varata keskellä päivää palavereita itsensä kanssa jotka voit käyttää leffaan, kävelyyn, päiväuniin tms.

Kun viimeinen päivä koittaa saa kiireinen ihminen hesariin kirjoituksen: ahkeran työntekijämme muistoa kunnioittaen...seuraavalla sivulla...palkataan pikaisesti uusi orja...

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Ville Tolvanen
2013-05-17 08:34:15

Hyvää keskustelua ja twitterissä oivia kommentteja! olen samaa mieltä kiireestä. ei synnytä mitään eikä osoita kovinkaan suurta vahvuutta... sama pätee luovuuteen. Eri ihmisillä erilainen "kellotaajuus" mutta pääpiirteittäin kai samasta puusta?

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Sakari Sainio (@sakariatwhat)
2013-05-17 09:36:30

Kuulemma luovuus vaatii joutilaisuutta. Tiukassa työrytmissä se unohtuu ja näkökyky putkittuu. Sinne kalenteriin tarvitaan joutoaikaa aivan ensimmäiseksi vaikka se kuinka kuulostaa naurettavalle. Aikaa istuskella jossain ja ihmetellä. Kaveri ihmetteli juuri Baanan aamuäreitä pyöräilijöitä, mietti että kovin on kireetä meininkiä, liekö syy aamun aikataulun. Sitäpaitsi optimistisuus aikatauluissa luo turhaa hermoilua.

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Katri Manninen
2013-05-17 14:10:43

Sakari - oivallus vaatii tutkitusti väh 8 s. meditatiivista aivotoimintaa - ei siis meditaatiota, vaan sitä levollista, rentoa, kevyttä, "olematonta" tilaa jossa olemme usein esim. suihkussa. Siksi siellä saadaan niin paljon oivalluksia ja uusia ideoita.

Jos koko ajan miettii aktiivisesti miten vähän on aikaa, miten kiire on, miten aika loppuu, mitä vielä pitää tehdä, olo on kaikkea muuta kuin kevyt, rento ja levollinen.

Ajanhallintaan liittyy helposti ajatus että "jos vain hallitsen paremmin aikaani, sitten voin tuntea oloni levollisemmaksi/paremmaksi".

Valitettavasti juuri tämä ajatus itsessään estää kokemasta levollista fiilistä.

Sillä hetkellä kun mieleesi juolahtaa että on vain tämä hetki ja teen nyt sen mitä tässä hetkessä voin tehdä, kiireen tunne katoaa, mieli rauhoittuu, aika laajenee ja aivot alkavat toimia uudella teholla.

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Minna Leno
2013-05-17 18:54:58

Hyvää keskustelua, kiitos siitä! Itse olen aloittanut läsnäolon harjoittelua, eli sitä, että lomalla ei konsultoida asiakkaita, vaan relataan, kotiaamiaisella ei puhuta kollegan kanssa projektiaikatauluista puhelimessa, vaan kuunnellaan perheen pulinoita, palaverissa ei chatätä villetolvanen.comissa, vaan keskitytään ja osallistutaan itse palaverin aiheeseen.

Ja sitten aina välillä tästä lipsuu,ainakin vähän, mutta takaisin raiteelle pääsyä voi kokeilla aika yksinkertaisella kikalla: esim. kuuntele sen tilan tausta-ääniä, jossa olet: toimistossa saatat kuulla printterin tulostusäänen, kollegan askeleet käytävällä, kännykän pirinän naapurihuoneessa. Kotona esim. ilmastoinnin hurinan, pesukoneen äänen, kolahduksen yläkerrasta...

Saattaa kuulostaa triviaalilta, mutta harjoitus auttaa asettamaan itsensä oikeaan paikkaan ja aikaan ja saa aistit terästymään. Ja ajatuksen siihen, miksi olen juuri nyt juuri tässä.

Olisiko ajan hallinta oman mielen hallintaa? Hyvää viikonloppua kaikille!

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Ville Tolvanen
2013-05-18 05:00:02

Olipa hieno kommnetti! Fokus, keskittyminen, itsensä kuunteleminen jne. Hyviä arvoja! Kiitos Minna. Älä jätä kommentteja tähän. Tälläisiä tarvitaan. Tekevät vähän huonommastakin kirjoituksesta tutustumisen arvoisen! Rock!

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Vuokko Isokorpi
2013-05-19 07:13:17

Itsellä se ajatus, että vain ihminen itse määrää omasta ajankäytöstä viime kädessä. Elämänhallinta ja ajankäyttö on omissa käsissä. Mutta se on osoittautunut vaikeaksi. Muiden tarpeet saattavat ohittaa omat. Pitää kalenteroida itselle tärkeitä tekemisiä, ihmisten tapaamisia ja muuta mukavaa, jotta työkalenteri ei ohita omia todella tärkeitä tekemisiä. Elämä ei saa lipua ohi työnteossa. Ja opettelen tätä asiaa ajan- ja etenkin itseni hallinnassa tietoisen läsnäolon harjoituksilla, kuten Minnakin totesi äänien kuuntelusta..Itse käytän lyhyitä rentouttavia meditaatioita, jotka latasin netistä. Työterveyden ohjauksesta löysin Tietoinen läsnäolo! Mark Williams, Danny Penman kirjan ja cd:n. Kun teen harjoitteita esim hengittämiseen, kehon yhteyteen liittyen...voi päästä suorittamisesta olemisen tilaan, joka vapauttaa energiaa myös luovuudelle ja jopa rennommalle tilanteelle...Kun voimavarat keskittyvät olennaiseen, tarvittavat tuloksetkin saadaan terveemmin aikaiseksi.

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Hanna Takala (@hannatakala)
2013-05-20 09:48:10

Minä tähtään siihen, ettei ajankuluminen aiheuta minulle ahdistusta. Siinä auttaa kummasti se, kun antaa itselleen pieniä tehtäviä, pieniä välitavoitteita eikä ajattele hommiaan sellaisina valtavina möhkäleinä. Ja tietysti se, että käyttää apuvälineet hyväkseen — sosiaalisessa mediassa toimiessaankin.

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Minna
2014-11-22 05:57:29

Hei.

Mina pidän ajankäytön mielekkäänä siten, että siinä on sopiva yhdistelmä tehokasta työntekoa, ja vapaampaa pienien tehtävien ja luovuuden aikaa.

Tartun heti aamusta siihen tehtävään, jonka tekeminen on tärkeää ja joka vie minua konkreettisesti eniten eteenpäin sinne, minne olen pitkällä tähtäimellä menossa.

Sen jälkeen on tauon, ja pienempien tehtävien ja luovan ajan vuoro. Kun tärkeät tekemättömät tehtävät eivät paina takaraivossa ja on saanut jo paljon aikaiseksi, on paljon helpompi heittäytyä ja löytää taas uusia tapoja tavoitella omaa visiotaan.

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.

Lisää kommentti

Kommenttisi moderoidaan tarvittaessa.